5 công cụ cần thiết để làm việc từ xa

6 tính năng thú vị của Gmail ít người biết

Gmail đã trở thành dịch vụ quan trọng với nhiều người dùng Internet. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết những tính năng thú vị của công cụ này.

Gmail hiện có khoảng 1,5 tỷ người dùng hoạt động hàng tháng trên toàn thế giới, theo số liệu của Statista, tính đến tháng 7/2022. Thành công của Gmail nhờ vào giao diện đơn giản, dễ sử dụng cũng như hàng trăm tính năng giúp gửi email dễ dàng.

Công cụ này cũng sở hữu một số tính năng thú vị nhưng ít được chú ý tới, thậm chí một trong số chúng đã tồn tại một thời gian dài.

Việc tận dụng những tính năng ẩn này sẽ giúp người dùng cải thiện trải nghiệm Gmail cũng như tăng năng suất làm việc.

Thay đổi giao diện hiển thị email

Nhiều người dùng chuyển từ Yahoo sang Gmail thường phàn nàn rằng giao diện của Gmail hiển thị ít thư trên mỗi trang hơn Yahoo Mail. Lý do là chế độ xem mặc định của Gmail có thêm một dòng hiển thị tệp đính kèm của mỗi email.

Tuy nhiên, người dùng có thể dễ dàng thay đổi chế độ xem trong mục Cài đặt của Gmail. Trong menu Mật độ, Gmail cung cấp ba tùy chọn: Mặc định, Bình thường và Chật.

Người dùng được lựa chọn 3 chế độ hiển thị thư. Ảnh: Google.

Mặc định là chế độ xem bình thường sử dụng Gmail. Ở chế độ bình thường, Gmail ẩn các tệp đính kèm của mỗi email, giảm diện tích của mỗi email trong trang. Cuối cùng, tùy chọn Chật sẽ loại bỏ hoàn toàn khoảng trống trong mỗi dòng email, giúp hiện thị nhiều thư nhất có thể.

Hiển thị ngăn đọc nhanh email

Đây là một tính năng quen thuộc với người sử dụng Outlook, giúp người dùng đọc nhanh email mà không cần phải nhấp vào từng email. Tính năng này nằm trong phần Ngăn đọc nằm dưới cùng menu Cài đặt của Gmail.

Người dùng có thể chọn vị trí hiển thị của ngăn đọc. Ảnh: Google.

Sau đó, hộp thư đến người dùng sẽ được chia thành 2 phần. Một bên hiển thị danh sách hộp thư đến trong khi bên còn lại hiển thị nội dung email. Người dùng cũng có thể chọn vị trí hiển thị của bảng đọc ở bên phải hoặc bên dưới hộp thư đến.

Lên lịch gửi email

Người dùng Gmail thường soạn và gửi thư trực tiếp. Tuy nhiên, đối với những người dùng thường xuyên phải đi công tác hoặc làm các công việc di chuyển liên tục, Gmail cũng sở hữu tính năng lên lịch gửi email sau.

Cách chọn thời gian gửi email. Ảnh: Google.

Người dùng có thể đặt ngày hoặc giờ để Gmail sẽ gửi email đến người nhận bằng cách nhấn phím mũi tên bên cạnh nút Gửi và chọn Gửi theo lịch biểu. Tuy nhiên, một giới hạn của tính năng này là người dùng chỉ có thể lên lịch cho từng email một.

Hoàn tác email

Không gì tệ hơn là gửi đi một email và ngay lập tức phát hiện ra email có lỗi chính tả hay gửi cho nhầm người. Tuy nhiên, vẫn có cách để bạn khắc phục sai sót đó. Gmail có tính năng cho phép người dùng hủy lệnh gửi email trong vài giây sau khi nhấn nút gửi.

Các tùy chọn hủy lệnh gửi email là 5, 10, 20 và 30 giây. Ảnh: Google.

Sau khi gửi email, nút hoàn tác sẽ xuất hiện ở phần dưới cùng bên trái của trang trong một khoảng thời gian ngắn. Để thay đổi thời gian hoàn tác email, người dùng cần truy cập vào Cài đặt->Xem tất cả chế độ cài đặt->Chung->Hủy gửi.

Sắp xếp, phân loại thư bằng Tab và Nhãn

Một hộp thư lộn xộn sẽ gây ảnh hưởng nhiều đến chất lượng công việc. Việc sắp xếp và phân loại thư sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm lại thư, tránh lạc mất thông tin email cũ và giúp quản lý việc nhận thư từ các email dễ dàng.

Để tạo nhãn mới, người dùng cần nhấp vào Danh sách mở rộng->Tạo nhãn mới sau đó đặt tên nhãn và nhấp vào Tạo.

Tắt thông báo với một nhóm email

Gmail hỗ trợ rất tốt email theo nhóm, mỗi email gửi tới đều được thông báo tới toàn bộ thành viên. Tuy nhiên khi mọi người cùng trả lời, người dùng sẽ bị hiện thông báo liên tục, làm mất tập trung với những email quan trọng khác.

Để ưu tiên những email khác và hạn chế thông báo từ chủ đề mail cũ, người dùng chỉ cần mở thư, nhấn chuột phải vào thư muốn tạm tắt thông báo và chọn Tạm hoãn. Người dùng cũng có thể chọn ngày giờ để email hiện trở lại.